5 façons d'utiliser Excel pour son business
Maîtriser ses coûts,  Organisation

5 façons d’utiliser Excel pour son business

Excel, bien plus qu'une feuille de calcul. Il permet de créer des tableaux de toutes sortes : emploi du temps, planning, graphique et base de données. Et oui, Excel n'est pas seulement une feuille de calcul. C'est outil aux multiples facettes. Il s'agit d'ailleurs d'un logiciel utilisé par plus de 90% des entreprises. Elles parviennent à faire leur caisse, gérer leur projet, créer les emplois du temps... Bref, nous avons là un logiciel puissant et plus qu'indispensable.

En tant qu'entrepreneur, Excel peut devenir votre meilleur allié. D'une part parce qu'il s'agit d'une excellente alternative aux diverses sites qui accompagnent la majorité des entrepreneurs. Mais aussi parce qu'il permet de centraliser toutes les informations concernant votre entreprise. Suite à cet observation, j'ai réunit dans cet article 5 façons d'utiliser Excel pour votre business. Découvrez-les au travers l'épisode de podcast ou en poursuivant votre lecture.

NOTE DE L'EPISODE

Disclaimer : Excel est le nom que Microsoft à donner au tableau qui constitue son pack (avec Word, Powerpoin, etc.) Excel n'est donc pas le seul tableur qui existe. Il y a Google sheet, Libre Office Calcul, Open Office Calcul, Nombre (sur Mac). Avec le temps, le mot "Excel" est devenu le nom commun pour désigner le tableur en général. C'est pourquoi ne vous limitez pas au mot "Excel". Tout ce qui est dit au nom d'Excel dans cet article est applicable à n'importe quel tableur.

Excel pour suivre votre comptabilité 

Comme il s'agit d'une feuille de calcul, vous avez la possibilité de gérer vos entrées et sorties avec le tableur. Pour vous faciliter la vie, vous pouvez intégrer des formules qui permettront d'additionner, soustraire, diviser, multiplier automatiquement. En cherchant un peu dans la masse de formules (parce qu'il y en a beaucoup), vous avez également la possibilité de calculer les moyens, de trouver un minimum, un maximum. Enfin, tout est possible avec Excel, il suffit de trouver la bonne formule.

L'alternative payante de cette fonctionnalité là peut être Freebe.me, un logiciel complet pour la micro-entreprise, créé par des entrepreneurs pour les entrepreneurs. (d'ailleurs, vous pouvez bénéficiaire d'un mois d'utilisation gratuit en cliquant sur ce lien). Sinon, il existe d'autres outils de comptabilisation en ligne ou sous forme de logiciel tel que EBP et Cegid.

Excel pour la facturation de vos clients

Grâce à des modèles pré-faits, il est possible d'éditer ses factures avec Excel. Vous trouverez des modèles assez facilement en cherchant sur Google. Pour celles qui n'auraient ni l'envie, ni le temps de partir à la recherche de template, vous pouvez en trouvez sur le blog de The BBoost. Pour les avoir utilisées, elles étaient très simples et bien faites.

Si les modèles pré-faits ne vous correspondent pas, vous avez la possibilité de les faire vous-même. Veillez juste à ce que les éléments de bases apparaissent bien sur votre facture. (Nom, adresse, numéro SIREN, numéro de facture, prix HT, TVA si assujetti, etc.) 

Cependant, pour un soucis de fiabilité et d'immuabilité (c'est-à-dire, qui reste inchangé) créer ses factures sur Excel n'est pas recommandé. La solution gratuite à cette contrainte est Tiime. Une alternative parfaite pour gérer votre facturation. Sinon, dans le domaine payant, il y a notre ami Freebie.me.

Excel pour gérer vos publications et idées de contenus 

Et oui, vous pouvez utiliser Excel comme calendrier éditorial. Ici, il vient remplacer Trello ou encore le plugin Calendrier éditorial de WordPress.org. Votre calendrier éditorial peut prendre plusieurs formes :

    • un tableau à 7 colonnes allant de Lundi à Dimanche ;
    • ou un tableau avec des lignes allant de 1 à 31.

Personnellement, j'utilise la seconde option. J'ai créé un tableau à 5 colonnes : 1) Nom des jours de la semaine (L,M,M,J,V,S,D). 2) Numéro du jour (1 à 31). 3) Le titre de l'article prévu. 4) S'il y a un podcast associé à l'article. 5) Le suivi de mes publications Instagram. Un moyen plutôt simple et rapide pour planifier mon contenu.

Il est également possible d'utiliser Excel pour créer des listes. Là, pas de présentation spécifique. Un ligne = une idée.

En ce moment, je suis en train de tester Click Up. Une application dans le même esprit que Trello mais en version améliorer. Je l'utilise principalement comme calendrier éditorial et pour l'instant je suis assez satisfaite. Mais comme il ne faut as vendre la peau de l'ours avant de l'avoir tué, j'attends encore un peu avant de vous partager mon retour.

Excel, un outil de suivi

Comme dit au début de cet article, Excel permet de rassembler à un seul et même endroit plusieurs éléments de votre business. Grâce à ce logiciel, vous pouvez suivre l'évolution de votre processus de rédaction en utilisant un code couleur bien définis, par exemple. Ainsi que vos projets secrets (lancement, collaboration, partenariat, etc.) ou encore vos diverses formations (en ligne) en cours et à venir.

Si vous souhaitez utilisez Excel comme outil de suivi il est indispensable de :

    • savoir ce que vous évaluez/suivez
    • créer un code (couleur ou texte) afin de vous repérez facilement ;

Le but de cette pratique est d'avoir, en un clin d'oeil, un aperçu de votre progression afin de savoir quelles actions mettre en place et quelles décisions prendre.

Quel que soit ce que vous décidez de tracker, veillez à faire apparaitre des informations utiles et qualitatives. Car un tableau bien fait permet d'avoir une vision globale et claire sur votre situation.

Suivre vos projets, votre processus de création ou encore vos formations avec Excel revient à remplacer Trello. Une fois encore. Donc pour celles qui sont anti-trello, Excel peut être votre best business partner.

Excel comme bases de données 

Vous pouvez stocker sur Excel tout type d'informations : traitement de texte, bilan finance, projets.

Avantages et inconvénients d'Excel 

Sur ordinateur fixe ou portable :

✅ Pas besoin de connexion internet ;

✅ Protection des données ;

✅ Gratuit (sauf pour Excel de Microsoft, une licence est nécessaire) ;

✅ Présentation personnalisable à 100% ;

❌ Non idéal pour des travaux de groupe

 

Sur google sheet :

✅Synchronisation possible ;

✅ Gratuit ;

❌Besoin d'une connexion internet ;

❓Protection des données

 

Comme tout outil, Excel a lui aussi son lot de qualités et de défauts. Maintenant que vous savez tout, à vous de voir si Excel convient à votre business ou non. Pour ma part, je pense que pour débuter, vous pouvez utilisez Excel sans problème. Après rien ne vous empêche de migrer vers une des applications que j'ai cité tout au long de cet article :

Vous gérez votre organisation comme vous le souhaitez.

A lire : Trouver une organisation optimale en 4 étapes simples

Kennedy

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