5 faits sur la boite mail professionnelle
Entreprenariat

5 faits sur la boite mail professionnelle

La boite mail est un outil indispensable pour notre entreprise. L'ère du digital se caractérise par des informations instantanées : aussitôt envoyé, aussitôt reçu. Cependant, limité le mail à des envois et des réceptions, c'est comme limité une voiture à sa carrosserie. It's not logical.

Il est important de comprendre la capacité et de maîtriser la pleine puissance des outils numériques à notre disposition. D'autant plus que le mail occupe une place de plus en plus notable dans notre quotidien.

Il y a un an de cela, j'ai décidé de partir à la découverte du mail afin de l'utiliser de manière optimale. Grâce à cela, je suis passée d'une boite mail fourre-tout à une bonne mail structurée. Une révolution ! Et au travers de cet article, j'aimerais partager avec vous 5 faits sur la boite mail professionnel. Car en tant qu'entrepreneurs, c'est primordiale !

Le mail est le premier lien direct avec vos clients et vos partenaires 

Votre adresse mail est une porte d'entrée pour accéder à votre monde, à votre personne. Prenons l'exemple des newsletters que vous recevez en tant que lecteur. Voyez-vous la différence entre un article de blog et les mails que vous recevez les dimanches ? Votre position change. En tant que lecteur, vous avez accès aux réflexions plus personnelles, plus intimes de votre blogueur préféré. Il en est de mêmes pour les personnes qui souhaitent s'associer avec vous. C'est par mail que vous échangez à propos d'un contrat, que vous vous renseignez, etc.

Donc vous voyez que le mail a une place prépondérante dans votre business.

Mettre du temps à répondre est un signe de négligence 

Et la négligence se paie ! Il y a beaucoup d'enjeux autour du mail. Et le temps d'attente est un réel élément différenciateur. Plus vous laissez trainer un mail sans apporter de réponses, positive comme négative, plus vous détruisez votre image. Car, la qualité de vos services se mesure à votre débit de réponses. Certains clients fuient les entreprises tout simplement parce qu'ils ne sont pas bien accueillis.

Personnellement, j'ai une personne dans mon entourage qui tombent souvent sur des entrepreneurs négligents. Et c'est à mourir de rire. Elle passe son temps, après avoir commandé, à harceler ces entrepreneurs. Non pas parce qu'elle est impatiente. Mais parce qu'elle estime qu'après 2 semaines, sans colis et sans messages informatifs, on l'a prend pour un jambon. Et elle n'a pas tord. Résultat, c'est moi qui subit leur manque de professionnalisme..

A lire : Ce que les clients veulent, c'est de la qualité !

Les boîtes sont mal utilisées 

Lorsque votre boîte mail n'est pas optimale, elle devient un boulet pour vous et votre entreprise. Un véritable fourre-tout. Avant c'était le cas. J'avais une seule adresse mail pour tout gérer : mes échanges professionnelles, mes abonnements, mes newsletters et mes échanges avec mes lecteurs. Aujourd'hui, j'ai tout séparé ! Et depuis, je vis mieux.

J'aimerais également attirer votre attention sur le fonctionnent des grandes entreprises. Avez-vous remarqué que chaque service à une boite mail appropriée ? Le service comptable, le service client, les partenaires, les simples clients, etc. Cette fragmentation n'a pas été fait en vain. Chaque département à des enjeux, des méthodes de résolution différents, spécifiques. Et parce qu'il y a ces différences, il faille qu'il y ait une séparation pour un meilleur traitement.

Aujourd'hui, décidez de réfléchir comme une grande entreprise dans la gestion de vos mails. C'est dans cette optique que j'ai créé une formation pour aider les (jeunes) entrepreneurs à optimiser et personnaliser l'utilisation de leurs boites mails. donc, si vous voulez vous mettre à jour, c'est maintenant.

A lire : Pourquoi séparer le professionnel du personnel ?

Vos mails méritent une attention particulière 

Le savez-vous ? Certains entrepreneurs consacrent deux heures chaque jour dans la gestion de leur mail. Comme j'essaie de  vous le faire comprendre, la négligence d'un mail peu avoir de lourde conséquences sur votre business. Votre image. Votre chiffre d'affaire -et oui, les pesos.

De plus, il est facile de perdre une information essentielle dans une boite mail fourre-tout. Et comment voulez vous paraitre sérieux et digne de confiance si vous n'arrivez pas à gérer convenablement les documents que l'on vous transmet ? Difficile de vous défendre.

Les entrepreneurs ont un avis unanimes à ce sujet. S'ils ne consacraient pas un temps spéciale dans leurs agendas pour gérer leurs mails, leurs entreprises auraient coulées depuis des lustres. Alors vous voyez que ce n'est pas une mince affaire.

Une boite mail se personnalise 

Rien ne vous empêche de créer des catégories ou encore de mettre en place un système de gestion. Comme dit dans le point précédant, vos mails méritent toute votre attention parce qu'ils occupent une place prépondérante dans votre entreprise. Dans mon guide gratuit pour être une entrepreneure organisée, je consacre un paragraphe entier sur la gestion de la boite mail. Beaucoup d'entrepreneurs ont négligés cet aspect et cela pèse dans leur gestion quotidienne.

Personnellement, je pratique le principe de la page d'accueil vide. Alors il ne suffit pas de tout supprimer pour dire que votre boite mail est rangée. Non, non. Cela passe par la création d'un système intelligent au service de votre entreprise. C'est ce que je vous explique dans ma formation dédié à la boite mail.

Petits conseils ... 

La question que vous vous posez certainement : "dois-je crée plusieurs adresses mails même si je n'ai pas beaucoup d'interaction ?" ; "je viens de commencer, est-ce que je dois aussi prendre soin de mes mails ?"

Quelque soit votre taille et votre âge, vous devez gérer vos mails convenablement. Maintenant, est-ce que vous devez avoir plusieurs adresses mails ? Lorsque vous commencez, je dirais que ce n'est pas la peine de vous éparpillez. Vous avez déjà beaucoup à faire. Cependant, vous êtes appelés à vous développer. Et au moment voulu, vous même vous sentiez le besoin de mettre des séparation dans vos mails. Remarquez les youtubeuses. A leur début, elles mettent qu'une seule adresse mail en barre de description. Les messages des abonnées et des potentiels collaborateurs sont confondus, car elles sont en mesure de gérer les deux. Mais plus elles sont sollicitées, plus le besoin de séparer les contacts est présent. Si bien qu'elles affichent deux adresses mails.

Avec le recul, je me rends compte qu'en négligeant le mail et la boite mail, nous pouvons passer à côter de 100 opportunités en or qui aurait pu changer notre vie à tout jamais. Prenez soin de vos mails dès maintenant et observez la différence.

Et vous, comment gérez-vous vos mails ?

Kennedy

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