Comment gagner du temps sur la comptabilité

La comptabilité ou la tâche favorite des entrepreneurs -je rigooole.
Je constate que pour beaucoup d'entrepreneurs la comptabilité est la partie de leur business qui fâche. Ils n'ont pas envie. Ils trainent des pieds. Bref, on sent qu'il y a très peu de motivations. Au travers de cet article, je vais partager avec vous quelques tips pour tenter d'alléger vos souffrances.

Comment arrêter de procrastiner quand c'est l'heure de faire sa comptabilité ?

Renseigner une seule adresse mail pour recevoir vos factures

Lorsque votre interlocuteur vous demande une adresse sur laquelle envoyer sa facture ou au moment de souscrire à un abonnement, renseignez la même adresse mail. Cela vous évitera de vous connectez à 15 boites mails pour récupérer vos factures.
Créer également des dossiers par expéditeur sur votre boite mail. Cela vous évitera de chercher le mail contenant la facture dont vous avez besoin pendant des heures. Grâce aux dossiers, vous savez où trouver sans vous prendre la tête.
Ex : Sur ma boite mail j'ai des dossiers : PayPal, Freebe, Ausha dans lesquels je classe tous leurs mails. Faites de même, cela vous changera la vie !

Ranger vos justificatifs

Regrouper l'ensemble de vos factures à un seul et même endroit si elles sont dématérialisées. Créer un dossier dans votre ordinateur et classez-y vos factures une fois téléchargée. Prenez bien le soin de renommer le fichier : NOM - MOIS ANNEE Ex : Freebe - Septembre 20'. Cela vous permettra de gagner du temps.
Pour les factures papiers que vous recevez, scannez-les, renommez-les et classez-les dans le dossier que vous avez créer.
Si vous ne disposez pas de scanner prenez vos factures en photos et stockez-les dans un album spécial de votre téléphone ou directement sur un cloud (iCloud, Google Drive, Dropbox)

NB 1 : Pour les personnes qui ne le savaient pas, toutes vos dépenses doivent être accompagné de justificatifs. -en cas de contrôle-
NB 2 : : vous pouvez également télécharger une application qui permet de transformer vos fichiers jpeg ou png en pdf.

Trouver un bon logiciel

Choisissiez un logiciel qui vous plaise et qui vous corresponde ! C'est vraiment important de se sentir à l'aise avec son outil de travail. Je peux vous conseiller le logiciel comptable Freebe -conçu exclusivement pour les prestataires de services. Ou encore Bizyness que j'ai découvert récemment. Si ces deux logiciels ne vous conviennent pas, n'hésitez pas à vous renseigner auprès d'autres entrepreneurs.

Arrêter un jour dans votre calendrier

Définissez un jour à la fin du mois réservé à la comptabilité et ne le repoussez pas ! Sachez que tout ce qui n'est pas planifier n'existe pas. Le fait d'arrêter une date précise, vous oblige, en quelques sortes, à vous y tenir.

Renseigner toujours les mêmes informations

A force d'écrire la même chose pour les mêmes tâches cela deviendra un automatisme.

🗓 A quel rythme faire sa comptabilité ?

Tout dépend du volume de factures que vous avez et de votre motivation. Il y a des personnes qui préfèreront mettre leur logiciel à jour toutes les semaines pour ne pas avoir à passer 4-5h à la fin du mois. Tandis que d'autres voudront bloquer un temps et le faire une seule fois.

Personnellement, je fais ma comptabilité une fois dans le mois car je n'éprouve pas le besoin de le faire de façon hebdomadaire.
Mais c'est à vous de tester et de trouver le rythme qui correspond à votre activité.

Comme vous le voyez, ici il n'y a pas de magie. Tout est une question d'anticipation et de succession de petites actions. Le fait de découper cette grande tâche en plusieurs petites tâches, vous donne l'impression d'aller plus vite et de ne pas rester coller pendant 4 heures à votre chaise.

Et vous, comment procédez-vous ?

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.