Mieux gérer ses To-Do lists en 3 étapes
Base organisation

Mieux gérer ses To-Do lists en 3 étapes

La To-Do list est un outil indispensable si l’on souhaite booster sa productivité. En plus de nous libérer l’esprit, la to-di List nous permet d’avoir un aperçu sur la progression de nos tâches. Plus il y a de croix, moins il nous reste de choses à faire et mieux c’est. 

Cependant, il y a un piège dans lequel plusieurs personnes tombent à pied joints. Beaucoup pensent que le simple fait de rédiger une liste va leur permettre de gagner en productivité. Ils prennent une feuille et y notent tout ce qu’ils souhaiteraient accomplir au cours d’une journée. Mais à quoi cela sert-il d’avoir une longue liste si ce n’est que pour accomplir 40% de celle-ci ? Longue liste ne rime pas avec productivité. Et ça, il est important de le savoir. 

Le réel problème n’est pas la liste en soit, mais la façon dont elle est faite. La plupart des to-do lists sont rédigées sous impulsion et non sur base d’une réflexion. Résultat, elle n’est accomplie qu’à moitié et trois quarts des actions sont repoussées à plus tard. La cause de tout cela est le fait que ces personnes zappent quelques paramètres essentiels. 

Comment mieux gérer ses To-Do Lists ?

Point définition : Une to-do list est une liste de choses à faire. La liste peut se faire à plusieurs échelles : une journée, pour le travail, les cours, la préparation d’un voyage.. Tant qu’il y a plusieurs actions à accomplir, on peut faire une liste. 

Savoir hiérarchiser

Pour commencer, il est important de trier vos actions par ordre de priorités. Certaines choses peuvent être accomplies à n’importe quel moment dans la semaine, tandis que d’autres doivent être traitées dans l’immédiat. Et pour savoir comment hiérarchiser ses actions, il est important de se poser deux questions : 

  • Est-ce urgent ? Question basée sur le temps requis pour la réalisation et la date d’échéance.
  • Est-ce important ? Réponse reliée à notre notion de valeur ajouté déterminé par nos objectifs.

Il existe quatre combinaisons possibles : urgent/Important, non urgent/Important, urgent/non important, non urgent/non important. 

Faire la distinction entre les deux notions n’est pas chose facile. J’ai moi même encore un peu de mal à les dissocier. Mais une fois qu’elles sont assimilées et appliquées, on constate un réel changement. 

Il vous faut privilégier l’importance à l’urgence. Cela vous évitera de courir dans tous les sens et vous permettra de vous concentrer sur ce qui a de la valeur à vos yeux. 

Un moyen complémentaire afin de bien hiérarchiser vos tâches est de vous poser les questions suivantes : Quelle est la date limite ? Est-ce important pour mon accomplissement personnel, pour atteindre mes objectifs ?  Ma non-action aura-t-elle une incidence sur un tiers ?

Savoir répartir ses tâches dans le temps 

Vouloir tout accomplir en une journée ne sert à rien. Pensez qualité et non quantité. Il est préférable de faire peu de choses mais les faire avec excellence. Plutôt qu’un million de choses pour un résultat médiocre.

De plus, en répartissant vos tâches dans la semaine de façon équitable, vous maintenez une certaine cadence. Vous êtes constants dans vos actions et évitez ainsi les journées pleines suivi de journées creuses.

Ne pas surcharger son emploi du temps 

De grâce, de grâce. Ne confondez plus longue liste avec productivité. Remplir votre emplois du temps ne vous rendras pas service. Bien au contraire. Il est important d’avoir des moments de poses, des temps calmes pour prendre soin de vous et de vos relations. Le Burn-Out met généralement peu de temps avant d’apparaître. Alors faites attention à vous et veillez à maintenir un bon équilibre.

 

J’aime beaucoup suivre les conseils des personnes influentes, tel que le couple Obama, Ophra Wimfrey, Steve Harvey. Ou encore des entrepreneurs. Et ce qui m’étonne le plus chez ces personnes reste la façon dont ils gèrent leur temps. Ils sont comme vous et moi sur tous les points : ils ont des mains, des pieds, une tête, un cerveau et 24h dans une journée. Mais regardez le nombre de projets qu’ils réussirent à mettre en place.

Lors d’une interview, Bill Gates disait qu’il se limitait à trois principales tâches par jour. Oui, vous avez bien lu, trois grandes tâches par jour. Bill Gates pense qualité et non quantité. Il disait aussi faire les choses qui avaient de l’importance pour lui. Et encore pleins d’autres choses.

Quand j’entends ça, je ne dois pas me trouver d’excuses. Si eux peuvent y arriver, moi aussi je peux le faire ! Je vous conseille vivement de suivre les vidéos dans lesquelles les hommes et le femmes ayant accompli de grandes choses dans le monde s’expriment. Ils s’y cachent de réelles pépites. On retrouve la motivation, des déclics se produisent en nous. Vous ne serez pas déçus je vous assure.

 

Sinon toi, que fais-tu pour gérer tes To-Do Lists ?

KENNEDY

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